Utilice el método de los 5 porqués para resolver mejor los problemas

Cuando algo sale mal, la gente siempre quiere saber por qué. ¿Por qué pasó esto? ¿Por qué salió mal esto? Es una pregunta lógica, pero detenerse allí probablemente conducirá a un callejón sin salida.

Para comprender por qué sucedió el evento o desafío inesperado, debe profundizar más. En lugar de detenerse en uno, debe preguntar por qué cinco veces.

Los 5 porqués

La idea central del sistema de los 5 por qué es exactamente lo que parece: haga la pregunta «¿Por qué?» cinco veces para comprender la causa raíz de un problema. Fue desarrollado por Taiichi Ohno, el padre del sistema de producción Toyota. “Observe el piso de la fábrica sin prejuicios”, aconsejó su equipo. «Pregunte ‘por qué’ cinco veces en todos los temas».

Ohno usó un robot de soldadura defectuoso como ejemplo:

  1. «¿Por qué se detuvo el robot?»
    El circuito está sobrecargado, lo que hace que se funda un fusible.
  2. «¿Por qué está sobrecargado el circuito?»
    No había suficiente lubricación en los cojinetes, por lo que se atascaron.
  3. «¿Por qué no había suficiente lubricación en los cojinetes?»
    La bomba de aceite del robot no hace circular suficiente aceite.
  4. «¿Por qué la bomba no hace circular suficiente aceite?»
    La entrada de la bomba está bloqueada con virutas de metal.
  5. «¿Por qué la entrada está obstruida con virutas de metal?»
    Porque no hay filtro en la bomba.

Si las preguntas se detuvieran por la primera o la segunda razón, sería tentador pensar que el problema podría resolverse con una nueva mecha o bomba. Pero, el problema se habría vuelto a producir en unos meses. En este caso, el problema fue causado por un error humano. Alguien olvidó poner un filtro en la bomba.

Al preguntar y responder «¿Por qué?» cinco veces, puede detallar el problema principal, que generalmente se esconde detrás de los síntomas. «La raíz de cualquier problema es la clave para una solución duradera», dijo Ohno.

Cuando usar los 5 porqués

El sistema de los 5 porqués es más efectivo cuando se usa para resolver problemas simples o moderadamente desafiantes. Si utiliza 5 porqués para preguntas complejas, debe tener más cuidado. Con problemas complejos, generalmente hay varias causas. El uso de los 5 porqués puede llevarlo por un solo camino, haciendo que ignore los otros problemas subyacentes.

Dado que los 5 por qué son relativamente fáciles, pueden ser una gran herramienta para comenzar a hacer una lluvia de ideas sobre un problema antes de adoptar un enfoque más profundo.

Algunas limitaciones a tener en cuenta

El método de los 5 porqués tiene algunas limitaciones.

  • La persona que lidera los 5 porqués debe tener conocimientos especializados sobre el problema y los posibles problemas. Si la persona que está resolviendo el problema desconoce la causa, es posible que el método no dé lugar a la causa real. En el ejemplo anterior, es poco probable que alguien sin conocimientos mecánicos haya notado la falta de un filtro en la entrada de la bomba.
  • El éxito del método depende de la habilidad del facilitador. Una respuesta incorrecta puede desviar las preguntas por completo, lo que lleva a una conclusión incorrecta.
  • Una suposición del método de los 5 porqués es que todos los síntomas presentados se derivan de una causa. Para problemas complejos, este no es siempre el caso. Un análisis de 5 por qué puede no revelar todas las causas relacionadas con estos síntomas.

Como funciona el proceso

¿Listo para probarlo? El método de los 5 porqués sigue un proceso muy simple de cinco pasos.

1. Reúna a su equipo.

Primero, invite a personas que estén familiarizadas con el problema y el proceso que está tratando de corregir para la reunión de los 5 porqués.

2. Seleccione un facilitador para su reunión.

El facilitador dirigirá la discusión, preguntará los 5 por qué y mantendrá al equipo enfocado en el tema en cuestión.

3. Defina el problema.

Discuta el problema con su equipo y luego concéntrese en crear una declaración del problema clara y concisa. Para comenzar, responda las preguntas: qué está sucediendo, cuándo sucedió, dónde sucedió y quién encontró el problema.

Escriba su enunciado del problema en una pizarra blanca, dejando suficiente espacio para responder los 5 porqués a continuación.

4. Pregunte por qué cinco veces.

La primera razón debe cubrir por qué está ocurriendo el problema. El método funcionará mejor si su respuesta se basa en hechos. No se permite adivinar. Evite seguir el camino del razonamiento deductivo, que puede dificultar el proceso. Responda cada pregunta rápidamente para evitar caer en la madriguera del conejo y sacar conclusiones precipitadas.

Siga preguntando por qué hasta que sienta que ha examinado cada camino y no puede continuar. Si su primer motivo ha generado más de un motivo, ahora puede volver atrás y repetir el proceso hasta que también haya explorado estas rutas.

Nota: A medida que avanza en este proceso, es posible que descubra que alguien dejó caer la pelota a la mitad. En lugar de echar la culpa, el objetivo es preguntar: ¿Por qué falló el proceso? Esta línea de cuestionamiento mostrará qué procesos organizacionales necesitan ser corregidos.

5. Aborde las causas fundamentales.

Ahora debería haber identificado una verdadera causa raíz. Con el grupo, discuta qué contramedidas se pueden tomar para evitar que el problema vuelva a ocurrir. El facilitador puede asignar responsabilidades para estas contramedidas al grupo.

6. Supervise sus contramedidas.

El proceso no termina ahí.

Es importante controlar la eficacia con la que sus medidas han resuelto o minimizado el problema. Si nada ha cambiado, es posible que haya identificado la causa raíz incorrecta y deba repetir el proceso.

¡Es eso! Aunque el método de los 5 porqués se desarrolló originalmente para su uso en un entorno de fabricación, puede ser beneficioso en una amplia gama de aplicaciones. ¿Utiliza los 5 porqués en su trabajo o en su vida personal? Si es así, ¿Cómo le funcionó el método?

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