Para dominar la gestión de la información en su proyecto, haga estas 4 cosas

Conocimiento es poder. Sin embargo, para muchos gerentes de proyectos, maniobrar hacia esta posición de control puede ser un desafío serio que no desaparece solo porque sea efectivo para administrar el correo electrónico o poder leer una tabla dinámica.

La gran cantidad de datos e información que se procesa en un día, incluso en un proyecto de tamaño moderado, puede resultar intimidante. Escale esto a un programa principal y el flujo de datos puede ser simplemente abrumador.

Existen muchas estrategias para optimizar el uso de su valioso tiempo para concentrarse en los problemas más importantes. La gestión del tiempo es una habilidad muy importante que todo gerente de proyecto debe dominar, decidiendo por sí mismo qué filosofía, habilidades y herramientas utilizará para maximizar la productividad. Si bien la gestión del tiempo es muy importante para una gestión de proyectos eficaz, no resuelve el problema de una gran cantidad de datos e información.

Una gran cantidad de datos e información es tan desafiante para los gerentes de proyecto como muchas reuniones. El gran volumen se vuelve contraproducente y, en algunas situaciones, peligroso.

Una habilidad igualmente importante que los gerentes de proyectos deben cultivar es la gestión de la información. Sin habilidades sólidas de manejo de información, un gerente de proyecto puede quedar enterrado y perder de vista el bosque debido a los árboles, una situación conocida como ceguera de la información.

La habilidad de gestión de la información elimina la ceguera de la información

La ceguera de la información ocurre cuando se nos presenta mucha información en un formato que no es fácil de entender. Por ejemplo, digamos que está acostumbrado a ver informes de estado de construcción en un formato de gráfico cuádruple con programación en formato de gráfico de Gantt y un gráfico de semáforo que describe el estado relativo de las principales tareas de la WBS. Sin embargo, en un nuevo proyecto, los gerentes de construcción envían informes de estado en formato de lista utilizando marcadores.

Estás acostumbrado a ver la información en formato gráfico. Ahora está recibiendo el mismo tipo de información por escrito y no tiene sentido. No es que no puedas entender los datos. Es que la información le llega en un formato que no puede comprender fácilmente. Para resolver este problema, tendrá que obligarse a digerir la versión larga o volver a compactar los datos en el formato gráfico / tabular al que está acostumbrado.

Una situación similar de ceguera a la información surge cuando los datos se presentan de manera comprensible, pero no generan el conocimiento correcto para la toma de decisiones en el individuo que visualiza los datos. Imagine un panel de gestión de cambios que muestra una actualización del proyecto que utiliza gráficos de semáforos para describir la cantidad y el costo de los cambios en una cartera de proyectos que se están implementando.

Los gráficos de semáforos transmiten de forma concisa la información del proyecto y se ven muy bien, pero no transmiten datos que los miembros del panel de gestión de cambios realmente necesitan para comprender mejor los costos específicos y las variaciones de alcance para proyectos individuales. Pueden discernir tendencias generales en costo y alcance, pero no pueden hacer las preguntas correctas sobre proyectos individuales. La falta de calidad de la información reduce la calidad de la decisión.

La ceguera de la información también puede afligirnos incluso en los asuntos más mundanos. ¿Alguna vez te has sentido abrumado por tantas opciones a la hora de comprar? Lo sé por una divertida historia personal. Mi esposa y yo acabábamos de regresar a los Estados Unidos después de vivir en el extranjero durante siete años y visitar un supermercado por primera vez. Llegamos al pasillo de cereales y nos encontramos con cereales que no sabíamos que existían o que alguien necesitaría. De hecho, había tantos que optamos por Cheerios, un estándar.

El problema en cada uno de estos escenarios tiene que ver con la absorción de datos y su comprensión. Los ingenieros y directores de proyectos comparten este problema. Estamos bendecidos con una mente analítica y una tecnología increíble que nos brinda más información de la que cualquiera de nosotros puede consumir.

Desafortunadamente, toda esta información, combinada con nuestra tendencia natural a querer comprenderla, puede llevar a la desconexión de datos o información que no se pueden consumir fácilmente en el formato correcto necesario para el conocimiento de la calidad de las decisiones.

Danos a cualquiera de nosotros mucha información, muchas opciones o paquetes de datos de una manera que no podamos entender, y nuestras mentes trabajarán para simplificar lo complejo. En algunos casos, este será el estándar para una elección de decisión con la que nos sentimos cómodos, aunque puede ser incorrecto o simplemente no elegir.

¿Cómo resuelve el problema de la información excesiva o la información empaquetada incorrectamente? Haces esto ocupándote de la brecha. Es decir, creando disfluencia.

Tenga cuidado con la brecha para una gestión óptima de la información

La falta de fluidez consiste esencialmente en reelaborar los datos o la información de manera que se absorban de forma más eficaz. Me encontré con este concepto al leer el libro de Charles Duhigg, Más inteligente, más rápido, mejor. En el libro, Duhigg presenta varios ejemplos de cómo los individuos han aumentado su efectividad al tomar decisiones o realizar tareas cognitivas, manipulando datos e información de nuevas formas para darle sentido.

Cuando alguien se enfrenta a datos, información o una situación familiar, la tendencia es que nuestra mente establezca el estándar para la respuesta más simple, basada en un guion o heurística. La heurística nos ayuda a movernos por la vida sin tener que pensar conscientemente en cada acción que realizamos. Por lo tanto, cuando nos enfrentamos a una gran cantidad de datos o información empaquetada de manera ineficaz, nuestra mente buscará la respuesta más simple … que puede ser simplemente no hacer nada.

Como gerente de proyecto, definitivamente enfrentará información que no está lista para ser entendida. La forma de resolver este problema es crear una brecha (falta de fluidez) con la información para que pueda absorberla más fácilmente.

Para crear una falta de fluidez con los datos o la información, debe manipularlos en un formato diferente para colocarlos en un formato que tenga sentido para usted. Esto a menudo significa ralentizar a la fuerza la mente, arremangarse y ensuciarse con datos o información. Por ejemplo, en cualquier situación en la que tengo que absorber una gran cantidad de información importante, escribo a mano.

Así es, escribo.

Puede parecer arcaico tomar el bolígrafo y escribir información a mano en un cuaderno, pero el acto físico de escribir la información crea la brecha de pensamiento que necesito para absorber la información. Hice esto mientras me preparaba para mi examen de grado de ingeniero profesional hace casi veinte años, lo hice en preparación para mi examen de PMP y lo estoy haciendo ahora, mientras me preparo para tomar el examen de certificación en Gestión de Programas. Para mí, creo disfluencia escribiendo datos e información a mano.

Además de escribir datos e información a mano, también se puede crear disfluencia:

Conversar a través de datos o información.

A menudo, hablar con un miembro del equipo del proyecto sobre los datos o la información del proyecto puede ayudar a desbloquear conocimientos que estaban ocultos. Está creando un entorno difluente al tener una conversación sobre la información con otra persona en lugar de simplemente mirarla en una pantalla de computadora o en una copia impresa.

Hablar de los problemas ayuda a crear una brecha, porque no puedes hablar tan rápido como crees. Para articular los pensamientos de manera coherente, es necesario reducir la velocidad y «dar sentido» a los datos y la información. Hacerlo obliga a la mente a ralentizar la forma en que procesa la información, permitiendo que surjan nuevos patrones o percepciones.

Camine, haga ejercicio o escriba.

Ya he tocado la información de la escritura a mano para crear una brecha, que se debe a que el proceso de escritura a mano es mucho más lento que la lectura, por lo que la mente tiene que procesar la información más lentamente que simplemente leerla.

También puede crear lagunas dando un paseo o yendo al gimnasio. Es posible que ya esté en sintonía con estas dos tácticas y, si no es así, es posible que desee adoptarlas. Tiendo a optar por la opción de entrenamiento, ir al gimnasio a mitad del día para generar un descanso mental de la rutina diaria. Sin embargo, también descubrí que caminar es una forma muy eficaz de desconectar la mente de la información.

Siéntase libre de investigar las razones bioquímicas y cognitivas por las que cada una de estas tácticas funciona; solo sepa que empíricamente es probable que descubra que lo es. Viví en Alemania durante unos años antes de mudarme al Reino Unido y viví cerca de los centros de investigación de HP e IBM. Mientras corría al mediodía por los senderos de la región, conocí a decenas de personas de estos centros también para caminar o correr. Quizás estos ingenieros y directores de proyectos estaban en el camino correcto.

Dale algo de espacio a la información.

Probablemente haya experimentado una situación en la que estaba trabajando en un problema con demasiada información y chocó contra una pared, sin poder encontrar una solución o sintiendo que entendía lo que estaba viendo. Frustrado, se alejó de la información durante un día, una semana o más. Volviendo a la información, inmediatamente vio el meollo del asunto y cómo proceder. Éxito.

La brecha creada al dar espacio a la información le ha dado a su mente tiempo para absorber la información y procesarla inconscientemente. Volviendo a esto, pudo tener inmediatamente la información que faltaba cuando la información era demasiado nueva o demasiado compleja para absorberla rápidamente. La próxima vez que encuentre un obstáculo para dar sentido a los datos o información, déjelo envejecer como un buen vino, dejando su mente con un intervalo entre la visualización inicial y la respuesta.

Mapas mentales.

El mapeo mental es un proceso de representación gráfica de datos e información. Le permite organizar visualmente la información en agrupaciones jerárquicas o nodales. Esta actividad proporciona disfluencia a través de la manipulación de información de cualquier forma que pueda existir actualmente en un formato visual. Es útil para identificar relaciones entre componentes y desarrollar nuevos conocimientos sobre cómo los componentes de la información se relacionan con diferentes aspectos de un proyecto o situación en la que está trabajando.

La intención detrás de estas tácticas es crear una brecha entre la información y la respuesta. Esto se hace para permitir que la mente tenga la oportunidad de generar diferentes resultados o recopilar nuevos conocimientos. Si alguna vez ha tenido un momento «ajá» con un problema con el que está luchando, entonces ha experimentado el beneficio de la disfluencia.

La gestión de la información es más que una habilidad sobre cómo manejar el correo electrónico o dónde archivar documentos. También incluye cómo trabajar con datos e información para crear conocimiento sobre la calidad de las decisiones.

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