Lecciones de Pixar, Apples y Amazon

Todos los días, millones de estadounidenses desperdician preciosos minutos de sus vidas en reuniones. Reuniones aburridas e improductivas.

Nancy Koehn, profesora de la Escuela de Negocios de Harvard, estima que los estadounidenses asisten a 11 millones de reuniones formales todos los días, aproximadamente 4 mil millones de reuniones al año. Y más de la mitad de las personas que entrevistó su equipo dijeron que las reuniones fueron improductivas. Allí.

No desesperes todavía. Los ejecutivos con visión de futuro han encontrado formas de hacer que sus reuniones sean más productivas, económicas y eficientes. Toma prestadas algunas de tus estrategias para que las reuniones sean menos complicadas:

Para obtener las mejores ideas, invite a la apertura y la crítica constructiva a su sala de reuniones.

Es un estribillo común que resuena en muchas salas corporativas de Estados Unidos: dejar las críticas y los comentarios negativos en la puerta. La idea fue adoptada por Alex Osborn, un ejecutivo de publicidad que fue pionero en la lluvia de ideas.

En su libro “Tu poder creativo”, escribe: “La creatividad es una flor tan delicada que la alabanza tiende a hacerla florecer, mientras que el desánimo a menudo la corta de raíz”.

Aunque se ve bien en teoría, muchos investigadores han argumentado que este enfoque a menudo da como resultado menos ideas y menos creatividad. Ed Catmull, presidente de Pixar Animation Studios y Walt Disney, está de acuerdo.

Catmull ha construido una cultura en la que las personas se sienten libres de compartir sus ideas, opiniones e incluso críticas. En su libro «Creativity, Inc.», Catmull escribe que la apertura es la clave del éxito de Pixar. En lugar de comprobar las opiniones y críticas en la puerta, Catmull anima a su equipo a aceptarlas y compartirlas.

Escribe: “La apertura no podría ser más crucial para nuestro proceso creativo. ¿Por qué? Porque desde el principio, todas nuestras películas apestan. Esta es una evaluación contundente, lo sé, pero elegí esa frase porque decirla de una manera más suave no transmite lo malas que son realmente las primeras versiones. No intento ser modesto ni modesto. Las películas de Pixar no son buenas al principio, y nuestro trabajo es hacerlas de esa manera, para ir, como dije, ‘de mal en no mal’ ”.

Mientras que el presidente de Pixar, Ed Catmull, usa la palabra franqueza para describir su estilo de reunión, el estilo del director ejecutivo de Amazon, Jeff Bezos, puede describirse como confrontativo. Uno de los Principios de liderazgo de Amazon resume: «Los líderes están obligados a desafiar las decisiones con respeto cuando no están de acuerdo, incluso cuando sea incómodo o agotador».

Bezos es conocido por odiar la “cohesión social”, nuestra tendencia humana a buscar acuerdos y consensos. Al igual que Catmull, anima a sus empleados a informar sobre las malas ideas, a estar en desacuerdo y a desafiarse entre sí.

En su próxima reunión, fomente el diálogo abierto y acepte la franqueza (y tal vez incluso un pequeño conflicto). No tenga miedo de debatir ideas, hacer preguntas y hacer avanzar las ideas hacia la excelencia.

Mantenlo pequeño, inteligente y simple. (¿O dos pizzas alimentarían a todos en esta reunión?)

En su libro «Insanely Simple», el colaborador de toda la vida de Steve Jobs, Ken Segall, cuenta la historia de una reunión semanal con la agencia de publicidad de Apple. Jobs acababa de comenzar la reunión cuando notó a alguien nuevo. «¿Quién eres tú?» le preguntó. Cuando su respuesta no fue suficiente, Jobs respondió: “No creo que te necesitemos para esta reunión. Gracias ”. Mientras recogía sus pertenencias, Jobs continuó la reunión como si nada hubiera pasado.

Este principio de mantener las reuniones pequeñas es parte del mayor enfoque de Jobs en la simplicidad, una de las fuerzas impulsoras detrás de Apple. “Cuando convocó a una reunión o asistió a una reunión, su expectativa era que todos en la sala serían un participante esencial. Los espectadores no fueron bienvenidos ”, escribe Segall.

El CEO de Amazon, Jeff Bezos, sigue la regla de las dos pizzas. Al crear una invitación a una reunión, tenga en cuenta la cantidad de personas que puede alimentar con dos pizzas. Es lo máximo que debes invitar.

La idea es que los equipos más pequeños pueden ayudar a reducir el pensamiento grupal, la pérdida de tiempo y las ideas diluidas. Mantenlo pequeño, simple y no dejes que nadie pase hambre.

Prohibir prohibir presentaciones y reemplazar marcadores con narrativas.

Jeff Bezos no tiene tiempo para presentaciones de PowerPoint. Prefiere leer un memorando de 6 páginas.

Seriamente. Las reuniones del equipo ejecutivo en Amazon comienzan con todos absorbiendo la palabra escrita, a veces durante 30 minutos. Estos memorandos, que los ejecutivos denominan «narrativas», tienen cuatro elementos principales:

  1. El contexto o la pregunta.
  2. Enfoques para responder a la pregunta: por quién, con qué método y sus conclusiones.
  3. ¿En qué se diferencia o iguala su intento de responder la pregunta a los enfoques anteriores?
  4. ¿Ahora que? – es decir, ¿Qué hay para el cliente, la empresa y cómo la respuesta a la pregunta permite la innovación en nombre del cliente?

Si bien es fácil ignorar rápidamente estos puntos en una presentación, escribir una narrativa estructurada requiere que el autor forme pensamientos coherentes, profundice en el tema, anticipe preguntas difíciles y formule respuestas. Las narrativas también brindan a todos la oportunidad de ser escuchados, especialmente a aquellos que prefieren «hablar» por escrito en lugar de una presentación oral.

Si comienza a pedir notas de 6 páginas a su equipo antes de cada reunión, es posible que tenga un alboroto en sus manos. Pero puede alentar a su equipo a dedicar menos tiempo a crear hermosas presentaciones y más tiempo a pensar en la verdadera esencia del tema que están abordando.

Más consejos ejecutivos para reuniones

A continuación, se ofrecen algunos consejos adicionales de los principales ejecutivos de Estados Unidos:

Tener un propósito o una agenda establecidos. La directora ejecutiva de Yahoo!, Marissa Mayer, exige una agenda antes de cada reunión. Al enviarlo con anticipación, los participantes pueden prepararse, saber qué se discutirá y ver si son relevantes para la reunión en lugar de ser parte de una invitación general. Mantener las agendas preparadas durante las reuniones ayuda a los participantes a concentrarse en el objetivo y en lo que se necesita lograr.

Cree una lista de elementos de acción al final de cada reunión. El memo de seguimiento fue una herramienta esencial para Alfred Sloan, quien dirigió GM desde la década de 1920 hasta la de 1950. Después de cada reunión, envió un memo a todos los participantes, describiendo las decisiones tomadas, los elementos de acción, los plazos y los ejecutivos responsables. para cada artículo.

Establece una hora de finalización. Las restricciones, los plazos y las limitaciones a menudo conducen a explosiones de creatividad, mientras que una reunión interminable conduce a … bueno, no mucho. ¿Necesitas ayuda para mantenerte responsable? Intente configurar un temporizador.

¿Has probado alguna de estas estrategias? Si es así, ¿Qué le ha funcionado (o no) en el pasado?

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