Formas de bajo estrés para mantener a un equipo en el buen camino

Probablemente esté leyendo esto en el trabajo, pero no en la oficina.

Es posible que esté de camino a una reunión y esté actualizando sus sitios favoritos durante el viaje. O estás atrapado en un aeropuerto. O esperando en una cafetería.

O puede estar trabajando, pero no realmente en la oficina.

El trabajo remoto es definitivamente una cosa hoy en día, y no es solo para las personas que poseen su propio negocio o trabajan como gerentes de proyectos contratados. Global Workplace Analytics, que estudia las tendencias en la vida profesional, dice que trabajar de forma remota, entre la población no autónoma, ha crecido un 115% desde 2005. Esto es casi 10 veces más rápido que el resto de la fuerza laboral.

Estas cifras muestran que son las personas con trabajos mejor remunerados, como la gestión de proyectos, quienes tienen la opción de trabajar desde casa. Un trabajador remoto típico tiene una educación universitaria, tiene 45 años o más (esto me parece muy antiguo; conozco a muchos gerentes de proyectos y profesionales de TI más jóvenes que tienen acuerdos laborales flexibles con sus empleadores) y gana un salario anual de $ 58,000 en una empresa con más de 100 empleados.

Incluso yo hago eso. Estoy escribiendo en casa, esperando a mi instructor de Pilates. (¡Sí, en serio! Viene a mi oficina. Si no fuera así, no haría ningún ejercicio).

Me encanta la flexibilidad del trabajo remoto y definitivamente es una herramienta de reclutamiento y retención útil cuando busco personas con talento para unirse a mis equipos de proyectos.

Sin embargo, cuando su equipo se distribuye por todo el país, y posiblemente incluso más lejos, es importante pensar en cómo va a mantenerlo encaminado e involucrado en el trabajo.

No se puede tener una reunión rápida en un día difícil y levantar la moral de todos. No hay opción de presentarse y traer helado a la clase como regalo de la tarde. A veces, puede parecer que todo lo que hace es enviar mensajes y llamar a la gente para mantenerlos al día. Entonces, ¿cómo mantienes un sentido de equipo cuando tu equipo está en todas partes?

Tenemos algunos consejos para reducir el estrés para ayudarte.

Mantener la comunicación en marcha

Ya sabes que la comunicación es importante para proyectos exitosos. Mantener los canales de comunicación abiertos incluso cuando el equipo no está físicamente ensamblado puede ser un gran dolor de cabeza, pero no tiene por qué serlo.

Combine su comunicación.

Bloquea un día en el que hagas todas las llamadas y hables con todo el equipo. Si es posible, reúna pequeños grupos de miembros del equipo por teléfono.

Además, tómese el tiempo para hablar con las partes interesadas.

Los clientes de su proyecto son tan importantes como los miembros de su equipo. A veces, en un esfuerzo por mantener al equipo en movimiento, nos olvidamos de las personas para las que trabajamos. Reserve un tiempo regular en su horario para realizar sus actividades de comunicación; invite a las personas a reuniones permanentes, si eso ayuda.

Recuerde cancelar cualquier sesión que crea que no necesita para evitar perder el tiempo de las personas.

Automatice todas las comunicaciones de «gestión» que pueda. Configure para enviar alertas por correo electrónico cuando vencen las tareas y recordatorios de las próximas fechas límite. Esto es al menos algo que no necesitará recordar hacer manualmente.

Apoyar a los miembros del equipo remoto

A veces, los miembros del equipo necesitan más que un registro y un recordatorio de las tareas principales en las que deben concentrarse esta semana. Apoyar a los miembros del equipo de forma remota es difícil porque, idealmente, le gustaría estar sentado en su escritorio para guiarlos a través de una tarea.

Usa la tecnología para ayudarte.

Aplicaciones de pizarra, aplicaciones de mapas mentales, herramientas para compartir pantalla: todas ofrecen la oportunidad de colaborar virtualmente con un colega y ver lo que están haciendo para que usted pueda ayudar, capacitar y orientar en su oficina en casa.

Anímelos a que también se ayuden a sí mismos.

Asegúrese de que los miembros de su equipo tengan acceso a las herramientas que necesitan para trabajar en parejas o en grupos pequeños.

Mantente al día con los proyectos

Utilice una herramienta que le ayudará a realizar un seguimiento de su proyecto, incluso en entornos de rápido movimiento. Cuando la cultura de su equipo se trata de la herramienta, es fácil ver los cambios en tiempo real y reaccionar ante ellos.

Este es probablemente el cambio más grande para la mayoría de los equipos, aunque los equipos técnicos han estado trabajando con soluciones de codificación y gestión de proyectos durante años. El obstáculo mental es abrir las herramientas que necesitas por la mañana y permanecer en ellas todo el día, manteniendo todo actualizado en tiempo real.

De hecho, es más fácil de lo que parece. Después de ver los beneficios de hacer esto, descubrirá que es relativamente fácil abandonar sus viejos hábitos.

El mayor beneficio es tener una visibilidad completa del proyecto, lo que ayuda a todo el equipo a mantenerse encaminado. O rote según sea necesario, si siente que algo no funciona como debería.

Manteniendo la motivación a raya

Esto es probablemente lo más difícil de hacer con un equipo remoto. También es el más difícil dar consejos porque las personas están motivadas por diferentes cosas. Conoce a los miembros de tu equipo para que puedas adaptar tu trabajo (en la medida de lo posible) a las cosas que les interesan y motivan.

Luego, cree un entorno motivador.

Aquí hay algunas ideas para eso:

  • Asegúrese de que todos sean tratados por igual y de que las decisiones se tomen de manera justa.
  • Asegúrese de que todos tengan la capacitación y los sistemas que necesitan para hacer el trabajo.
  • Crea un sentimiento de confianza y llama la atención sobre comportamientos inapropiados y malos resultados.
  • Cree una visión sólida para su proyecto y asegúrese de que todos comprendan por qué es importante y cómo contribuye al negocio.
  • ¡Que la pases bien!

Puede hacer todo esto con un equipo remoto, aunque debe ser creativo sobre las formas de divertirse. No todo el mundo puede salir a comer sushi. Piense en concursos, concursos, recaudación de fondos, compartir fotos y hacer tiempo en sus reuniones virtuales para la pequeña charla que construye relaciones laborales positivas.

Todo esto requiere pensarlo un poco, pero una vez implementado, son formas de bajo estrés para involucrar a su equipo remoto y mantener el proyecto en marcha. Que otras sugerencias tienes? Háganos saber en los comentarios a continuación.

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