El caso de múltiples metodologías de gestión de proyectos

Un enfoque de múltiples metodologías para la gestión de proyectos puede conducir a equipos de proyectos más felices.

El informe de 2017 sobre el estado de la gestión de proyectos en la fabricación encontró que el 74% de los encuestados que dijeron estar muy satisfechos con la metodología de gestión de proyectos existente en realidad utilizaron una combinación de metodologías.

A primera vista, el uso de diversas metodologías parece extraño, especialmente en organizaciones de fabricación optimizadas con procesos repetibles. La reacción natural es responder «¿Qué hay de malo en mi metodología?»

Las PMO y los expertos en procesos pasan meses desarrollando procesos, métodos y modelos estándar para lograr resultados predecibles. Lo crea o no, la PMO no crea un nuevo modelo o proceso para el placer sádico. Muchas PMO buscan proporcionar estructura y orientación al tiempo que permiten a los equipos de proyecto ajustar y escalar la metodología de acuerdo con el proyecto.

A pesar de la cantidad de investigación realizada por grupos de usuarios focales, la colaboración de expertos en la materia y el análisis cuidadoso del proceso, nunca habrá una metodología perfecta y única para hacer el trabajo. Es natural que los gerentes de proyectos y los equipos utilicen una combinación de procesos y modelos de varias metodologías, como cascada, scrum, lean y Six Sigma.

Aquí hay 6 razones:

1. La metodología no es una fórmula mágica.

Una metodología es solo una herramienta en el conjunto de herramientas de un equipo para guiarlos hacia un resultado exitoso. El equipo entrega el proyecto utilizando la metodología como guía. Los equipos efectivos aún necesitan un liderazgo sólido, una gestión de proyectos y una comunicación clara para ser entregados. La mejor metodología del mundo no ayudará a un equipo en dificultad a no fallar; esto les ayudará a fallar de acuerdo con los estándares. Por eso, los equipos eficaces saben elegir la mejor herramienta para el trabajo, independientemente de las metodologías prescritas.

Participé en varias paradas de proyectos donde el gerente de proyecto siguió la metodología, pero no logró realmente Plomo y administrar el proyecto.

Uno de mis proyectos favoritos se lanzó con éxito y cumplió sus objetivos sin una carta firmada. La metodología debe usarse para proporcionar una guía direccional y los equipos deben saber cómo ajustar en consecuencia.

2. Proyectos no alguna vez sigue un camino predecible.

Los proyectos no son una línea de montaje de producción. Las metodologías se desarrollan para proporcionar una guía para producir un resultado predecible. Sin embargo, pocos proyectos siguen un camino predecible.

Cuando esté trabajando en un proyecto, es probable que deba seguir una metodología. Sin embargo, el viaje para llegar allí no siempre será predecible. No hay dos proyectos iguales; las personas, el medio ambiente, las limitaciones del proyecto y los riesgos potenciales serán diferentes.

Incluso mi viaje al trabajo no sigue un camino predecible, ¡y lo conduzco todos los días! El tráfico, el clima y las demoras en llevar a los niños a la guardería afectan mi “proyecto” de conducir al trabajo. Si no podemos predecir exactamente cuándo ingresaremos a la oficina, ¿Cómo podemos esperar ser 100% exactos en la fecha de finalización del proyecto dentro de seis meses?

La clave es adaptarse y adaptarse. También significa ajustar la metodología.

3. Las personas entregan proyectos, no metodologías.

Equipamos proyectos con personas talentosas para aprovechar su experiencia profesional y asegurar el éxito del proyecto.

Conocí a varios PMP, Black Belts y Scrum Masters certificados que nunca deberían liderar o gestionar un proyecto. Las personas pueden ser expertas en una metodología, pero si no tienen experiencia profesional y contexto del tema, las posibilidades de éxito del proyecto son menores.

Hace unos años, un analista de aseguramiento de la calidad del proceso (PQA) me escribió diciendo que «no cumplía» porque no estaba usando un modelo de metodología prescrito para las actas de las reuniones. En su lugar, utilicé una herramienta de mapas mentales para capturar notas y acciones y las envié en un documento de Word. El equipo encontró que el formato de mapas mentales era más fácil de seguir y, de hecho, redujo la carga administrativa.

Entiendo que el analista de PQA tenía un papel que desempeñar, pero no en la entrega del proyecto.

4. Las metodologías no alcanzan las mejores prácticas y los ciclos de retroalimentación.

El tiempo que lleva introducir cambios en la metodología, obtener consenso, actualizar la documentación y comunicar el cambio no permite que un equipo de proyecto cambie fácilmente. Dentro de la PMO, se pueden lanzar cambios en la metodología trimestralmente para garantizar que se incorporen las mejores prácticas y que los equipos tengan tiempo para aprender y adaptarse. La falta de una metodología actualizada no debería impedir que un equipo implemente sus propias mejores prácticas.

Los equipos de proyecto necesitan ciclos de retroalimentación cortos (un principio ágil) y se les debe animar a fallar rápidamente y experimentar para encontrar la mejor solución. El hecho de que una metodología tenga una fase de diseño no significa que el equipo no pueda realizar pequeñas pruebas de concepto incrementales para validar el diseño. Como seres humanos, hacemos esto todo el tiempo y de la manera correcta.

5. Las presiones externas y políticas influyen en las decisiones del proyecto sobre el proceso.

¿Cuántas veces ha presentado la fecha de lanzamiento de un proyecto solo para escuchar «no es aceptable» o «retroceda y afile el lápiz»?

Puede incorporar cada paso de la metodología en el cronograma de un proyecto, pero los requisitos (o mandatos) de la alta dirección siempre tendrán un impacto en el proyecto.

Después de todo, las personas no son máquinas. La política juega un papel en las decisiones del proyecto y en los resultados predecibles. Desafortunadamente, los equipos que buscan omitir «todas las cosas en el proceso» terminan con un proyecto problemático que no logra el resultado esperado. En consecuencia, los equipos buscan varios enfoques para resolver los problemas del proyecto.

Los equipos de proyecto siempre encontrarán una razón por la cual una metodología específica no satisfará sus necesidades porque su proyecto es «diferente». En lugar de restringirlos a una metodología, permítales elegir la mejor herramienta para el trabajo.

Por supuesto, la gobernanza del proyecto aún debe estar en su lugar para garantizar que el proyecto no «se desvíe». A nivel de la organización, un administrador de cartera o PMO debe asegurarse de que se cumplan los hitos y puntos de control estándar del proyecto, independientemente de las herramientas, modelos o procesos utilizados en la metodología específica. Si se anima a los equipos de proyecto a utilizar las herramientas y procesos que mejor se adapten a sus proyectos, la PMO y el equipo del proyecto deben alinearse con el enfoque anticipado. De lo contrario, algunos equipos de proyecto aceptarán este consejo como si no estuvieran siguiendo una metodología.

La mejor manera de encontrar un equilibrio entre la metodología, la entrega y las organizaciones centradas en los procesos es adaptar la metodología al proyecto y llegar a un acuerdo. Si hubiera hecho esto en mi proyecto anterior, ¡podría haber evitado un informe de no conformidad del analista de garantía de calidad!

Después de revisar el informe de 2017 sobre el estado de la gestión de proyectos en la fabricación, no me sorprende que más de la mitad de los encuestados utilicen una combinación de metodologías. Estos equipos están seleccionando la herramienta adecuada para el trabajo. Si bien esto puede no ser 100 por ciento compatible con el proceso, ¡ciertamente es inteligente!

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